Politique de Confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment ZEMTECH SARL, société commerciale constituée et immatriculée conformément à l'Acte uniforme OHADA relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement d'intérêt économique (AUSCGIE), exploitant la plateforme ZEM-TONTINE, collecte, utilise, conserve, protège et, lorsque cela est nécessaire, partage les données à caractère personnel de ses utilisateurs.

ZEM-TONTINE est une solution numérique de gestion, de suivi et de digitalisation des tontines et de l'épargne communautaire. Elle permet aux utilisateurs de tenir un carnet de tontine numérique, de suivre leurs cotisations et échéances, et d'organiser leur groupe de tontine.

ZEM-TONTINE n'est ni un établissement de crédit, ni un établissement de monnaie électronique, ni un prestataire de services de paiement au sens de la réglementation de l'UEMOA et de la BCEAO. ZEM-TONTINE ne détient, ne conserve, ne gère et ne mobilise à aucun moment les fonds, l'épargne ou les cotisations des utilisateurs. L'exécution matérielle des opérations financières (encaissement, décaissement, conservation des fonds) relève exclusivement de prestataires de paiement agréés et/ou d'institutions financières ou de microfinance partenaires, agissant sous leur propre responsabilité réglementaire et contractuelle. ZEM-TONTINE se limite à l'enregistrement, à l'affichage et au suivi des informations relatives à ces opérations, telles que transmises par ces partenaires.

La présente politique s'applique à l'application mobile ZEM-TONTINE, au site internet zemtontine.com, aux services associés, ainsi qu'aux opérations de suivi effectuées dans le cadre de la tontine physique et numérique.

Le traitement des données personnelles par ZEMTECH SARL s'inscrit dans un cadre juridique à plusieurs niveaux :

Droit OHADA : en tant que société commerciale, ZEMTECH SARL est soumise aux Actes uniformes de l'Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires applicables à son statut et à son activité, notamment l'AUSCGIE (constitution, gouvernance, responsabilité de la société), l'Acte uniforme relatif au droit commercial général (fonds de commerce, obligations du commerçant) et l'Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière (tenue des comptes). Le droit OHADA n'édicte pas, en tant que tel, de règles spécifiques de protection des données à caractère personnel ; il encadre le statut commercial et la gouvernance de ZEMTECH SARL, dans le respect desquels la présente politique est adoptée.

Droit togolais de la protection des données personnelles : la loi n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel, ainsi que les décisions et lignes directrices de l'Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP), constituent le cadre principal applicable aux traitements décrits dans la présente politique.

Réglementation applicable aux services de paiement (UEMOA/BCEAO) : dans la mesure où ZEM-TONTINE ne fournit pas elle-même de services de paiement ou de monnaie électronique, cette réglementation s'applique directement aux prestataires de paiement et institutions financières partenaires, et non à ZEMTECH SARL. Elle est mentionnée ici à titre informatif, pour éclairer la répartition des responsabilités décrite à l'article 9.

Selon les services utilisés, ZEM-TONTINE peut collecter les catégories de données suivantes :

3.1. Données d'identification

• Nom et prénom ;
• Numéro de téléphone ;
• Date de naissance, lorsque nécessaire ;
• Photo ou pièce d'identité lorsque les obligations d'identification l'exigent ;
• Informations relatives au profil utilisateur.

3.2. Données relatives à la tontine

ZEM-TONTINE peut traiter notamment :

• Le groupe de tontine auquel l'utilisateur appartient ;
• Le montant des cotisations déclarées ;
• Les dates et historiques de cotisation ;
• Les échéances ;
• Les informations relatives aux demandes de retrait ;
• Les informations relatives aux bénéficiaires de la tontine ;
• Les informations nécessaires au suivi du carnet physique et du carnet numérique.

Ces données sont des données de suivi et d'enregistrement tenues par ZEM-TONTINE pour le compte de l'utilisateur ; elles ne traduisent pas une détention des fonds correspondants par ZEMTECH SARL.

3.3. Données relatives aux transactions

Lorsque les services concernés sont activés, et uniquement à des fins de rapprochement et d'affichage dans le carnet numérique, la plateforme peut traiter :

• Les références des transactions communiquées par les prestataires de paiement partenaires ;
• Les montants déclarés ou confirmés par ces prestataires ;
• Les dates et heures des opérations ;
• Les statuts des transactions (initiée, confirmée, échouée) ;
• Les informations nécessaires au rapprochement des paiements avec les cotisations attendues ;
• Les informations transmises par les prestataires de paiement partenaires.

ZEM-TONTINE n'initie, n'exécute et ne reçoit à aucun moment les fonds elle-même. Elle ne conserve pas les données sensibles de paiement (numéros complets de moyens de paiement, codes secrets, identifiants d'authentification bancaire ou de mobile money), celles-ci étant traitées exclusivement par le prestataire de paiement agréé, dans son propre environnement sécurisé.

3.4. Données techniques

La plateforme peut également collecter certaines informations techniques :

• Type de téléphone ;
• Système d'exploitation ;
• Version de l'application ;
• Adresse IP ;
• Identifiants techniques nécessaires au fonctionnement du service ;
• Journaux de connexion et de sécurité ;
• Données relatives aux erreurs et incidents techniques.

Les données personnelles sont collectées uniquement pour des finalités déterminées, notamment :

• Créer et gérer le compte utilisateur ;
• Permettre l'adhésion à une tontine ;
• Enregistrer et suivre les cotisations déclarées ;
• Permettre le suivi de l'épargne ;
• Assurer le suivi des demandes de retrait auprès des partenaires compétents ;
• Assurer la sécurité des comptes ;
• Vérifier l'identité des utilisateurs lorsque cela est nécessaire ;
• Prévenir les fraudes et les utilisations abusives ;
• Assurer le fonctionnement technique de la plateforme ;
• Fournir un historique des opérations enregistrées ;
• Produire des justificatifs ou reçus de suivi ;
• Permettre le traitement des réclamations ;
• Respecter les obligations légales et réglementaires applicables ;
• Améliorer la qualité et la sécurité des services.

Ces finalités excluent expressément toute gestion, conservation ou mobilisation de fonds par ZEMTECH SARL.

ZEMTECH SARL traite les données personnelles sur la base des fondements juridiques applicables, notamment lorsque le traitement est :

• Nécessaire à l'exécution du service de suivi de tontine demandé par l'utilisateur ;
• Fondé sur le consentement de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis ;
• Nécessaire au respect d'une obligation légale ;
• Nécessaire à la protection des intérêts légitimes de ZEMTECH SARL ou de ses utilisateurs, dans les limites prévues par la réglementation.

Lorsque le consentement est nécessaire, l'utilisateur en est informé de manière claire avant la collecte des données concernées.

ZEM-TONTINE s'engage à ne collecter que les données nécessaires aux finalités annoncées, en cohérence avec son rôle d'outil de suivi et non de gestionnaire de fonds.

L'utilisateur n'est donc pas invité à fournir des informations personnelles qui ne sont pas nécessaires au fonctionnement du service ou au respect d'une obligation légale.

Les données personnelles peuvent être utilisées par ZEMTECH SARL uniquement dans le cadre des finalités indiquées dans la présente politique.

Elles ne sont pas vendues à des tiers.

Elles ne sont pas utilisées à des fins commerciales étrangères aux services proposés par ZEM-TONTINE sans base légale ou consentement lorsque celui-ci est requis.

Dans le cadre du fonctionnement de ZEM-TONTINE, certaines données peuvent être communiquées à des prestataires ou partenaires lorsque cela est nécessaire.

Il peut notamment s'agir :

• De prestataires de paiement agréés, seuls habilités à exécuter et à conserver les fonds relatifs aux transactions ;
• D'institutions financières ou de microfinance partenaires, seules habilitées à recevoir, conserver ou restituer l'épargne ;
• De prestataires techniques et d'hébergement ;
• De fournisseurs de services SMS ou de notification ;
• De prestataires chargés de la sécurité informatique ;
• De prestataires intervenant dans l'identification ou la vérification des utilisateurs.

Ces partenaires n'accèdent qu'aux données nécessaires à l'exécution de leurs missions et doivent respecter les obligations applicables en matière de protection et de sécurité des données. Pour les opérations financières, ces partenaires agissent en qualité de responsables de traitement autonomes pour les données qu'ils traitent dans le cadre de l'exécution des paiements, conformément à leur propre cadre réglementaire.

Les informations relatives aux cotisations et aux opérations enregistrées dans le cadre d'une tontine sont considérées comme confidentielles.

Il est expressément précisé que ZEMTECH SARL n'est, à aucun moment, dépositaire, gestionnaire ou détentrice des fonds des utilisateurs. Le rôle de ZEM-TONTINE se limite à l'enregistrement, à l'affichage et au suivi des informations relatives aux cotisations et opérations, sur la base des données transmises par les prestataires de paiement ou institutions financières partenaires.

ZEM-TONTINE met en œuvre des mesures destinées à empêcher l'accès non autorisé aux informations financières ainsi enregistrées.

Lorsque les fonds ou opérations de paiement sont gérés par une institution financière ou un prestataire de paiement partenaire, celui-ci demeure seul responsable des traitements relevant de ses propres services, conformément à son cadre juridique, réglementaire et contractuel propre (notamment, le cas échéant, la réglementation UEMOA/BCEAO applicable aux établissements de monnaie électronique et aux prestataires de services de paiement).

ZEMTECH SARL met en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre :

• L'accès non autorisé ;
• La perte ;
• La destruction ;
• La modification non autorisée ;
• La divulgation ;
• L'utilisation frauduleuse.

Les accès aux données sont limités aux personnes autorisées selon leurs fonctions.

Les données font également l'objet de mesures appropriées de sauvegarde, de contrôle d'accès et de surveillance de la sécurité.

La loi togolaise impose notamment des obligations de confidentialité et de sécurité aux responsables de traitement.

Les données personnelles des utilisateurs sont confidentielles.

Les collaborateurs, administrateurs, prestataires et sous-traitants autorisés ayant accès aux données sont tenus de respecter les obligations de confidentialité qui leur sont applicables.

ZEMTECH SARL conserve les données personnelles pendant une durée qui n'excède pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales, comptables (notamment au titre de l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l'information financière, pour les données comptables propres à ZEMTECH SARL), contractuelles ou judiciaires imposant une conservation plus longue.

Les données doivent être supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales applicables.

Conformément à la loi togolaise n° 2019-014 relative à la protection des données à caractère personnel, l'utilisateur dispose notamment des droits suivants :

• Demander l'accès à ses données ;
• Demander une copie de ses données ;
• Demander la rectification de données inexactes ;
• Demander la mise à jour de ses données ;
• S'opposer à certains traitements ;
• Demander l'effacement de ses données lorsque les conditions légales sont réunies ;
• Retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits peuvent être limités lorsque la conservation ou le traitement des données est imposé par une obligation légale ou nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits.

L'IPDCP rappelle notamment les droits d'information, d'accès, d'opposition, de rectification et de suppression prévus par la loi togolaise.

Pour toute demande relative aux fonds eux-mêmes (et non aux données), l'utilisateur est invité à s'adresser directement au prestataire de paiement ou à l'institution financière partenaire concerné.

Pour exercer ses droits ou obtenir des informations concernant le traitement de ses données, l'utilisateur peut contacter :

La demande doit permettre d'identifier suffisamment l'utilisateur et préciser le droit qu'il souhaite exercer.

ZEMTECH SARL peut demander des informations complémentaires lorsque cela est nécessaire pour vérifier l'identité du demandeur et protéger ses données contre une demande frauduleuse.

Le site internet ZEM-TONTINE peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et, lorsque cela est applicable, à l'analyse de son utilisation.

Lorsque le consentement est requis, celui-ci est recueilli conformément à la réglementation applicable.

ZEM-TONTINE ne collecte pas de données de géolocalisation précise sans nécessité liée à un service proposé et sans information préalable de l'utilisateur.

Lorsqu'une fonctionnalité nécessite l'utilisation de la localisation, l'utilisateur est informé de sa finalité et, lorsque cela est requis, son autorisation est demandée.

ZEM-TONTINE peut envoyer des notifications nécessaires au fonctionnement du service, notamment :

• Confirmation d'enregistrement de cotisation ;
• Rappel de cotisation ;
• Confirmation d'une opération transmise par un partenaire ;
• Notification de suivi de retrait ;
• Alerte de sécurité ;
• Information relative au compte.

Les communications commerciales sont traitées séparément et conformément aux règles applicables.

Les services de suivi de tontine de ZEM-TONTINE sont destinés aux personnes pouvant légalement utiliser ces services.

Lorsqu'un service est destiné à un mineur ou implique ses données personnelles, des mesures spécifiques doivent être prévues conformément à la réglementation applicable.

Lorsque les données personnelles doivent être transférées vers un autre pays ou traitées par un prestataire situé à l'étranger, ZEMTECH SARL s'engage à respecter les exigences légales applicables aux transferts de données personnelles.

L'IPDCP indique notamment qu'elle intervient dans le cadre des transferts de données à l'étranger.

Lorsque ZEMTECH SARL fait appel à un sous-traitant pour traiter des données personnelles, celui-ci doit être soumis à des obligations contractuelles appropriées concernant notamment :

• La confidentialité ;
• La sécurité ;
• L'utilisation limitée des données ;
• L'assistance à ZEMTECH SARL ;
• La notification des incidents ;
• La suppression ou restitution des données à la fin de la prestation.

Cette relation de sous-traitance de données personnelles est distincte de la relation contractuelle liant ZEMTECH SARL aux prestataires de paiement et institutions financières partenaires, ces derniers demeurant seuls responsables de la gestion des fonds.

En cas d'incident de sécurité susceptible d'affecter les données personnelles des utilisateurs, ZEMTECH SARL prendra les mesures appropriées pour limiter les conséquences de l'incident et respecter les obligations légales applicables, y compris, le cas échéant, l'information de l'IPDCP et des utilisateurs concernés.

ZEMTECH SARL peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de ses services, de ses partenaires ou de la réglementation.

Toute modification importante sera portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.

La date de dernière mise à jour figure en haut du présent document.

L'utilisateur est invité à contacter en premier lieu ZEMTECH SARL pour toute question ou réclamation relative au traitement de ses données personnelles.

Lorsque l'utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut également exercer les voies de recours prévues par la réglementation togolaise auprès de l'autorité compétente, notamment l'IPDCP.

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité :